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Daten übersichtlich speichern für Redakteur*innen
Du bist Redakteur*in und arbeitest mit einem Content Management System (CMS); z. B. mit Contao oder Liferay? In diesem Beitrag erklären wir dir, wie du den Überblick über deine Daten behältst.
Wenn du Beiträge mit deinem CMS veröffentlichst, wirst du auch Bilder und PDF-Files u.ä. hochladen. Viele Redakteur*innen speichern all diese Files in einen Ordner, der am Webserver liegt. Im Laufe der Zeit verlieren sie den Überblick über ihre Files. Welche Fotos wurden für welchen Beitrag hochgeladen? Wie hieß noch mal das Foto, dass im März letzten Jahres für einen Beitrag verwendet wurde? – Hier ein paar Tipps zur Datenorganisation.
Wir legen im CMS zunächst einen Ordner an, in dem wir die Files für die neuen News-Beiträge abspeichern. In unserem Beispiel heißt er "eliaspartner_blog". Gute Namen sind auch "News" oder "Aktuelles".
Wenn ein neuer News-Beitrag dazukommt, legen wir in diesem Verzeichnis einen neuen Unterordner an. Der Name des Ordners ist immer das Datum, an dem der Artikel neue News-Beitrag publiziert wird. Achtung: Verwende immer folgende Zeichenfolge "JJMMDD_Schlagwort". Also zunächst das Jahr, dann das Monat und der Tag gefolgt von einem Underscore und einem Schlagwort, das dir als Merkhilfe dient. Der Webserver sortiert die Ordner nun übersichtlich. Oben findest du die älteren, unten die neuesten Beiträge.
Je mehr News-Beiträge du veröffentlichst, desto länger wird die Liste der Unterordner. Das kann schnell unübersichtlich werden. Auch dieses Problem kannst du mit einer historischen Ordnung lösen. Eröffne für jedes Kalenderjahr einen neuen Ordner. Benenne ihn einfach mit der Jahreszahl, also z. B. "2023". Der Webserver sortiert die Ordner wieder übersichtlich. Oben findest du die älteren, unten die neuesten Ordner.
Wenn Fotos angeliefert werden, haben sie oft kryptische File-Namen die automatisch von der Kamera erstellt wurden. Besser ist es, wenn du beim Upload auf den Webserver jedem File einen neuen, einprägsamen Namen gibst. Das hilft dir dabei, auch noch nach Monaten die Bilder und PDF-Files zuordnen zu können. Hier kannst du mit einer numerischen Ordnung arbeiten. Verwende immer folgende Zeichenfolge "01_Schlagwort". Also zunächst eine fortlaufende Nummer – 01, 02, 03 usw. – gefolgt von einem Underscore und einem einprägsamen Schlagwort. Jedes neue Projekt beginnt wieder mit 01.
Die hier verwendeten Screenshots zeigen das Content Management System Contao. Lass dich davon nicht verwirren! Auf anderen CMS – z. B. Liferay, Typo 3, Wordpress, … – funktionieren unsere Tipps ebenso.